AGB – Zertifizierungsbedingungen

1. Allgemeines
Die SÜDCERT zertifiziert Managementsysteme, soweit dies nicht im Zusammenhang mit einer Beratung geschieht. Inhouse-Schulungen zählen in dieser Hinsicht als Beratung. Die Zertifizierung erfolgt im Rahmen eines Dienstvertrages. Die Unternehmen können mit der Zertifizierung den Nachweis zur Erfüllung der Forderungen von Managementstandards durch eine neutrale Zertifizierungsstelle erbringen. Die Verpflichtung und Sicherstellung der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit der berufenen Auditoren ist durch die SÜDCERT gegeben. Durch die vorhandene Aufbau- und Ablauforganisation der SÜDCERT werden die von der DIN EN ISO/IEC 17021- 1 vorgegebenen Kriterien erfüllt.
Die Organisation und der Ablauf des Zertifizierungsverfahrens sind im Managementhandbuch und den Verfahrensanweisungen dokumentiert.

2. Geltungsbereich
Die Zertifizierungsvereinbarung gilt für die Vorbereitung auf das Zertifizierungs- oder Re-Zertifizierungsaudit, die Prüfung und Bewertung der Managementsystem-Dokumentation, das Zertifizierungs- oder Re-Zertifizierungsaudit, die Zertifikatserteilung und beide Überwachungsaudits. Für alle Auftragsannahmen und Verträge gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und das Angebot an den Auftraggeber .
Abweichende Geschäftsbedingungen einzelner Auftraggeber können grundsätzlich nicht anerkannt werden. Nebenabreden, Zusagen und sonstige Erklärungen der Mitarbeiter der SÜDCERT sind nur nach schriftlicher Bestätigung durch die SÜDCERT bindend. Voraussetzung zur Erteilung des SÜDCERT-Zertifikates ist ein mit positivem Ergebnis abgeschlossenes Zertifizierungs- oder Re-Zertifizierungsaudit sowie eine positive Empfehlung des Zertifizierungsprüfers.

3. Zertifizierungsvereinbarung
Mit dem erteilten Auftrag gelten für den Auftraggeber und die SÜDCERT folgende Bedingungen: Die SÜDCERT führt das Zertifizierungs- oder Re-Zertifizierungsverfahren durch. Folgend schuldet die SÜDCERT lediglich die Durchführung der vorgenannten Leistungen, nicht jedoch eine erfolgreiche Zertifizierung (inklusive Zertifikatserstellung) . Liegen die zutreffenden Zertifizierungsanforderungen vor , so stellt die SÜDCERT dem Auftraggeber als Nachweis das entsprechende Zertifikat aus. Der Auftraggeber ist damit einverstanden, jegliche zur Auditierung erforderliche Information zur Verfügung zu stellen.

4. Verfahren
4.1 Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit
Auf Wunsch führt die SÜDCERT ein Informationsgespräch über den Ablauf des Zertifizierungs- oder Re-Zertifizierungsaudits beim Auftrag-geber durch. Der Auftraggeber hat das Recht, die von der SÜDCERT vorgeschlagenen Auditoren unverzüglich nach deren Bekanntgabe abzulehnen.

4.2 Prüfung der Dokumentation des Managementsystems
Die gültige Managementsystem-Dokumentation des Auftraggebers wird vom leitenden Auditor auf die Erfüllung aller zutreffenden Normforderungen geprüft. Der Auftraggeber erhält einen Bericht, in dem alle festgestellten Nichtkonformitäten zur zutreffenden Norm aufgeführt sind.

4.3 Zertifizierungsaudit im Unternehmen
Das Zertifizierungsaudit wird gemäß der DIN EN ISO/IEC 17021- 1 in zwei Stufen durchgeführt. Die SÜDCERT führt Zertifizierungsverfahren nach der vertraglich vereinbarten Norm beziehungsweise dem dort vertraglich vereinbarten Regelwerk einschließlich der jeweiligen allgemeingültigen Zertifizierungsstandards durch. Der Auftraggeber erhält den mit ihm abgestimmten Auditplan. Aufgabe des Unternehmens des Auftraggebers beim Audit ist es, die praktische Anwendung der in den Management-Unterlagen dokumentierten Verfahren nachzuweisen.
Nach Beendigung des Audits wird der Auftraggeber im Abschlussgespräch über das Auditergebnis unterrichtet. Mögliche Abweichungen werden erläutert. Die Termine zur Erledigung gegebenenfalls erforderlicher, vom Unternehmen festzulegender und durchzuführender Korrekturmaßnahmen werden vereinbart. Gegebenenfalls veranlasst der Auditleiter ein Nachaudit. Abschließend wird der Auditbericht erstellt. Für den Gültigkeitszeitraum des Zertifikates ist das Datum der Zertifizierungsentscheidung maßgebend.

4.4 Zertifikatserteilung, Überwachungs-und Re-Zertifizierungsaudit
4.4.1 Zertifizierung
Die SÜDCERT erteilt ein Zertifikat, wenn ausreichend Nachweise vorliegen, dass das begutachtete Managementsystem den normativen und rechtlichen Zertifizierungsvorgaben entspricht. Des Weiteren stellt die SÜDCERT dem Auftraggeber ein Logo der entsprechenden Norm zur Verfügung. Die Nutzung des Zertifikates und des Logos unterliegen den Einschränkungen gemäß den Punkten 4.5.2 und 4.5.8 dieser AGB.

4.4.2 Überwachungsaudit
Das Zertifikat ist für einen Zyklus von drei Jahren gültig, falls jährlich Überwachungsaudits mit positivem Ergebnis im Unternehmen durchgeführt werden. Das Datum des ersten Überwachungsaudits nach der Erstzertifizierung darf nicht mehr als 12 Monate nach dem letzten Tag des Audits der Stufe 2 liegen. Für die weiteren Überwachungsaudits ist ein Zeitfenster von plus/minus drei Monaten zur Zertifikatsgültigkeit einzuhalten.

4.4.3 Re-Zertifizierungsaudit
Für einen weiteren Zertifizierungszyklus ist eine neue Zertifizierungsvereinbarung zwischen der SÜDCERT und dem Auftraggeber notwendig. Bei positivem Abschluss des Re-Zertifizierungsverfahrens wird ein Zertifikat für den neuen Zertifizierungszyklus erstellt.

4.5 Allgemeine Bedingungen
4.5.1 Pflichten und Verantwortung der SÜDCERT
Die SÜDCERT verpflichtet sich zur ordnungsgemäßen Durchführung des erteilten Auftrages – dies umfasst ausdrücklich nicht die Erteilung eines Zertifikats, da dieses nur bei Vorliegen der Zertifizierungsanforderungen erteilt wird. Die SÜDCERT verpflichtet sich, alle ihr zugänglich gemachten Informationen über das Unternehmen vertraulich zu behandeln. Falls die SÜDECRT aber gesetzlich verpflichtet ist, vertrauliche Informationen offen zu legen, so muss das Unternehmen darüber informiert werden. Die SÜDCERT haftet ausschließlich für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Weitergehende Ansprüche neben dem gesetzlichen Rahmen sind ausgeschlossen. Die Auditoren sind verpflichtet, beim Audit auf die korrekte Darstellung der Zertifizierung bei Werbemaßnahmen des Auftraggebers zu achten. Ergänzend dazu verpflichtet sich die SÜDCERT, den Auftraggeber bezüglich gravierender Änderungen zu informieren. Die Unparteilichkeit aller Personen, die am Zertifizierungsverfahren beteiligt sind, ist gegeben. Allgemeine Geschäfts- und Zertifizierungsbedingungen der Südcert Qualitätssicherungssysteme GmbH zur Zertifizierung von Managementsystemen.

4.5.2 Pflichten und Verantwortung des Auftraggebers
Alle sich auf das Qualitäts- bzw. Umweltmanagement beziehenden Unterlagen müssen zur Verfügung gestellt werden. Der Auftraggeber benennt einen Auditbeauftragten und gewährt den Auditoren Zugang zu den entsprechenden Stellen im Unternehmen. Der Auftraggeber verpflichtet sich, Begutachter der Akkreditierungsstelle im Rahmen von Witness-Audits am gesamten Auditverfahren teilnehmen zu lassen und Berichte über das Audit auf Anforderung der Akkreditierungsstelle zur Verfügung zu stellen. Der Auftraggeber stimmt zu, dass die Unterlagen seines Verfahrens im Rahmen interner Audits oder durch die Akkreditierungsstelle geprüft werden können. Der Auftraggeber ist verpflichtet nach erfolgter Zertifikatserteilung alle wichtigen Änderungen des Managementsystems und alle Änderungen der Firmenstruktur und Organisation, die wesentlichen Einfluss auf das Managementsystem haben, unverzüglich der SÜDCERT mitzuteilen. Alle Beanstandungen bezüglich seines Managementsystems und deren Behebung sind zu dokumentieren.

4.5.3 Aussetzung, Entzug und Annullierung des Zertifikates
Die SÜDCERT ist alleinig verantwortlich für ihre Entscheidungen in Bezug auf die Zertifizierung, einschließlich der Erteilung, Verweigerung, Aufrechterhaltung der Zertifizierung, Erweiterung oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung, Erneuerung, Aussetzung oder Wiederherstellung nach einer Aussetzung oder Zurückziehung der Zertifizierung. Sie ist berechtigt, das erteilte Zertifikat befristet auszusetzen, wenn der Auftraggeber seine vertraglichen oder finanziellen Pflichten der SÜDCERT gegenüber nachweislich verletzt. Die SÜDCERT hat das Recht ein erteiltes Zertifikat zu entziehen, wenn es missbräuchlich oder vertragswidrig verwendet wir d, wenn die Überwachung ergibt, dass wesentliche Voraussetzungen, die zum Zeitpunkt der Zertifikatserteilung gegeben waren, nicht mehr gegeben sind und innerhalb der vorgegebenen Frist nicht beseitigt wurden, wenn bei den Audits Täuschungen vorgenommen wurden oder wenn das bereitgestellte Logo oder Zertifikat vertragswidrig benutzt wurde. Die SÜDCERT hat das Recht ein erteiltes Zertifikat zu annullieren oder rückwirkend für ungültig zu erklären, wenn die Voraussetzungen für die Zertifikatserteilung ohne Verstoß des Anbieters nicht mehr gegeben sind. Handelt es sich um ein Matrixzertifikat, welches für mehrere Niederlassungen gilt, so gilt die Aussetzung/der Entzug/die Annullierung für alle Niederlassungen. Falls sich eine Niederlassung nicht an die genannten Vorgaben hält, kann es ebenfalls zur Aussetzung/zum Entzug/zur Annullierung des Matrixzertifikats kommen.
Die Aussetzung, der Entzug oder die Annullierung werden dem Auftraggeber schriftlich mitgeteilt. Diese werden rechtskräftig verbindlich, wenn nicht innerhalb von vier Wochen schriftlich Einspruch bei der SÜDCERT eingelegt wird. Wird die Zertifizierung durch die SÜDCERT ausgesetzt, entzogen oder annulliert erlischt das Recht auf die Zeichennutzung. Die Aussetzung/der Entzug/die Annullierung wird vier Wochen nach Zustellung der Entscheidung über den Einspruch wirksam. Schadensersatzforderungen durch den Auftraggeber sind ausgeschlossen.
Kosten, die der SÜDCERT direkt entstehen, hat der Auftraggeber zu tragen, wenn und soweit die entsprechenden Aktivitäten durch einen schuldhaften Verstoß des Auftraggebers, insbesondere gegen die AGB der SÜDCERT, veranlasst wurden. Dies gilt insbesondere auch, wenn die SÜDCERT auf Veranlassung der Akkreditierungsstelle oder wegen eines sonstigen Hinweises tätig wird und sich diese Veranlassung als begründet erweist. Auf Anfrage wird der Zertifizierungsstatus des Managementsystems des Kunden als ausgesetzt, zurückgezogen oder eingeschränkt angegeben.

4.5.4 Aufzeichnungen und Verbleib der Unterlagen
Die SÜDCERT archiviert Aufzeichnungen über das Zertifizierungsverfahren, die Überwachungs- und die Re-Zertifizierungsaudits über einen Zeitraum von mindestens zwei Zertifizierungszyklen.

4.5.5 Unterrichtung bei Änderungen des Zertifizierungsverfahrens
Die SÜDCERT unterrichtet die Auftraggeber bei wesentlichen Änderungen von betreffenden Normen oder des Zertifizierungsverfahrens.

4.5.6 Verzeichnis der zertifizierten Unternehmen
Die SÜDCERT führt ein Verzeichnis der zertifizierten Auftraggeber . Die SÜDCERT bestätigt auf Anfrage die Gültigkeit eines Zertifikats.

4.5.7 Einsprüche und Beschwerden
Der Auftraggeber muss gegen Entscheidungen der SÜDCERT, die er nicht akzeptiert, schriftlich oder mündlich Einspruch beim Leiter der SÜDCERT einlegen. Beschwerden über die Tätigkeit der SÜDCERT oder über von der SÜDCERT zertifizierte Unternehmen sind ebenfalls schriftlich oder mündlich an den Leiter der SÜDCERT zu richten. Diese werden entsprechend der betreffenden Verfahrensanweisung der SÜDCERT behandelt. Die Entscheidung über den Einspruch bzw. die Beschwerde wird, ohne mögliche Schadensersatzforderung, vier Wochen nach Zustellung wirksam. Kosten, die der SÜDCERT direkt entstehen, hat der Auftraggeber zu tragen, wenn und soweit die entsprechenden
Aktivitäten durch einen schuldhaften Verstoß des Auftraggeber s, insbesondere gegen die AGB der SÜDCERT, veranlasst wurden.

4.5.8 Zeichennutzung
Zeichen sind das Zertifikat und übermittelte Logos der SÜDCERT. Zeichennutzer sind die Inhaber gültiger SÜDCERT-Zertifikate, deren Managementsystem durch die SÜDCERT zertifiziert wurde. Die SÜDCERT gestattet dem Zeichennutzer die Nutzung des Zeichens entsprechend den Bedingungen dieser AGB. Der Zeichennutzer stellt sicher , dass die Nutzung dieses Zeichens in der Werbung oder bei sonstigen Maßnahmen im Rahmen dieser Vorgaben erfolgt. Die Verwendung des Zeichens ist auf Firmen oder juristische Personen beschränkt und darf nicht ohne schriftliche Genehmigung der SÜDCERT auf Dritte oder Nachfolger übertragen werden oder Gegenstand einer Abtretung oder eines Abkaufs noch erzwungener Maßnahmen sein. Das Zeichen darf nicht zur Kennzeichnung einzelner Produkte, Prüfberichte, auf Typenschildern oder Identifizierungsschildern verwendet werden, auch nicht im engen Zusammenhang mit den Produkten oder Dienstleistungen in einer Weise, die den Schluss zulässt, die Produkte oder Dienstleistungen selbst seien von der SÜDCERT zertifiziert. Die Aussage, auf Verpackungen und Begleitinformationen von Produkten, in Bezug auf das zertifizierte Managementsystem des Kunden muss sich auf die Benennung des zertifizierten Kunden, die Art des Managementsystems und der angewendeten Norm beziehen.
Für die Nutzung des Zeichens, insbesondere auch im Rahmen der Werbung, ist der Zeichennutzer der SÜDCERT gegenüber verantwortlich. Die Zeichennutzung ist beschränkt auf den in der Zertifizierungsurkunde genannten Geltungsbereich der Zertifizierung des Unternehmens. Sie darf nur für geschäftliche Zwecke und lediglich auf Unterlagen für die geschäftliche Korrespondenz und im Rahmen der Werbung erfolgen.
Das Recht auf Zeichennutzung erlischt bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Zuwiderhandlung gegen die Bestimmungen dieser AGB oder mit Ablauf des Gültigkeitsdatums der Zertifizierung. Der Zeichennutzer hat die Zeichen innerhalb von 8 Wochen von seinem Internetauftritt und seinem Server zu entfernen und darf Druckerzeugnisse, auf denen die Zeichen verwendet werden, nicht weiter in Umlauf bringen. Allgemeine Geschäfts- und Zertifizierungsbedingungen der Südcert Qualitätssicherungssysteme GmbH zur Zertifizierung von Managementsystemen

4.6 Weitere Vorschriften bezüglich des Verfahrens
4.6.1 Durchführung des Auftrages
Die von der SÜDCERT angenommenen Aufträge werden nach den anerkannten Regeln der Technik und – soweit nicht entgegenstehende Abmachungen schriftlich vereinbart sind –
in dem bei der SÜDCERT üblichen Verfahren durchgeführt. Keine Verantwortung wird übernommen für die Richtigkeit der den Prüfungen zugrunde liegenden Richtlinien und Vorgaben, sofern nicht ausdrücklich und schriftlich etwas anderes vereinbart wurde. Nebenabreden, Zusagen und sonstige Erklärungen der Mitarbeiter der SÜDCERT sind nur dann bindend, wenn sie von der SÜDCERT schriftlich bestätigt werden.

4.6.2 Fristen, Verzug, Unmöglichkeit
Die von der SÜDCERT angegebenen Auftragsfristen sind unverbindlich, es sei denn, die Verbindlichkeit ist schriftlich vereinbart. Sofern die SÜDCERT eine verbindliche Auftragsfrist, aus Gründen, die sie zu vertreten hat, überschreitet und dadurch in Verzug gerät, ist der Auftraggeber berechtigt, soweit er wegen des Verzugs einen Schaden erlitten hat, für jede vollendete Woche Verzug eine Entschädigung von 1% des rückständigen Auftragswertes bis zu einer Höhe von 25% geltend zu machen. Setzt der Auftraggeber der SÜDCERT während des Verzugs eine angemessene Nachfrist und lässt die SÜDCERT diese aus von ihr zu vertretenden Gründen verstreichen oder wird die Leistung aus einem von ihr zu vertretenden Grund unmöglich, so ist der Auftraggeber berechtigt vom Vertrag zurückzutreten. Weitergehende Ansprüche sind ausgeschlossen.

4.6.3 Gewährleistung und Haftung
Die Gewährleistung der SÜDCERT umfasst nur die ihr gemäß Punkt 3 dieser AGB ausdrücklich in Auftrag gegebenen Leistungen welche ausdrücklich nicht die erfolgreiche Zertifizierung umfasst . Die Gewährleistungspflicht und die rechtliche Verantwortung Dritten gegenüber werden weder eingeschränkt noch übernommen. Die Gewährleistungspflicht der SÜDCERT ist beschränkt auf die Nachbesserung eines Fehlers oder Mangels und bei Fehlen einer zugesicherten Eigenschaft auf die Herbeiführung dieser Eigenschaft innerhalb angemessener Frist.
Schlägt die Nachbesserung oder Herbeiführung der Eigenschaft fehl, d.h. wird sie unmöglich oder dem Auftraggeber unzumutbar oder von der SÜDCERT unberechtigt verweigert oder ungebührlich verzögert, ist der Auftraggeber nach seiner Wahl berechtigt, Herabsetzung der Vergütung oder Rückgängigmachung des Vertrags zu verlangen. Eine Haftung für bestimmte Eigenschaften, insbesondere dafür , dass die Leistung für die Zwecke des Auftraggebers geeignet ist, übernimmt die SÜDCERT nur , wenn eine entsprechende Zusicherung der betreffenden Eigenschaft erfolgt ist. Eine Haftung für Mangelfolgeschäden aus positiver Vertragsverletzung aufgrund zugesicherter Eigenschaften ist ausgeschlossen, sofern die Zusicherung nicht gerade vor solchen Folgeschäden schützen sollte. Diese Haftungsbeschränkungen gelten für die SÜDCERT, für die persönliche Haftung der Mitarbeiter der SÜDCERT und der von ihr beauftragten Auditoren.

4.6.4 Ausschluss weitergehender Haftung und Ansprüche
Alle weiteren Ansprüche des Auftraggebers für unmittelbaren und mittelbaren Schaden – gleich aus welchem Rechtsgrund – insbesondere Ansprüche auf Schadenersatz wegen positiver Vertragsverletzung oder aus unerlaubter Handlung und auf Ersatz von Schäden, die nicht an dem Auftragsgegenstand selbst entstanden sind, sind ausgeschlossen, soweit sie über die in Punkt 4.6.3 von der SÜDCERT übernommene Haftung und Gewährleistung hinausgehen.
Die Haftung der SÜDCERT in Fällen des Vorsatzes, der groben Fahrlässigkeit oder bei Körperschäden bleibt unberührt. Dies gilt auch im Hinblick auf die persönliche Haftung der Mitarbeiter der SÜDCERT sowie der von ihr beauftragten Auditoren.

4.6.5 Zahlungsbedingungen und Preise
Für die Berechnung der Leistungen gilt das j eweils gültige Angebot. Sollen sich während des Zertifizierungszyklus die Voraussetzungen gegenüber dem Angebot ändern, sind ggf. Preisanpassungen möglich. Die Entgelte sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung zur Zahlung fällig. Während des Verzugs des Auftraggebers hat die SÜDCERT für den offenen Rechnungsbetrag einen Zinsanspruch gegen den Auftraggeber in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Der Auftraggeber kommt durch Mahnung oder spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug. Die gesetzliche Umsatzsteuer wird, in der bis zur abschließenden Durchführung des Auftrags jeweils gültigen gesetzlichen Höhe zusätzlich zu den Entgelten erhoben und bei Rechnungserstellung gesondert ausgewiesen. Beanstandungen der Rechnungen sind innerhalb einer Ausschlussfrist von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung schriftlich begründet mitzuteilen.

4.6.6 Geheimhaltung, Eigentum der SÜDCERT, Datenschutz
Von schriftlichen Unterlagen, die der SÜDCERT zur Einsicht überlassen und die für die Durchführung des Auftrags von Bedeutung sind, darf die SÜDCERT Abschriften zu den Akten nehmen. Die SÜDCERT behält sich das Eigentum an den von ihr erstellten Gutachten, Auditberichten, Dokumenten, Prüfungsergebnissen und Zertifikaten vor . Die SÜDCERT, ihre Mitarbeiter und die von ihr beauftragten Auditoren dürfen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, die bei der Ausübung der Tätigkeit zur Kenntnis gelangen, nicht unbefugt offenbaren oder verwerten.

4.6.7 Gerichtsstand, Erfüllungsort, anzuwendendes Recht, Geltungsbereich
Gerichtsstand ist Kaufbeuren und Erfüllungsort ist Marktoberdorf. Anzuwenden ist das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Kollisionsrechts des Internationalen Privatrechts (IPR) sowie des UN-Kaufrechts (CISG) . Diese Geschäftsbedingungen gelten nur gegenüber Unternehmen, Kaufleuten, sowie allen juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögens.

Stand: 05. 05.2025